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Excel(エクセル)が楽で便利になる方法 [あまおとろぐ]

ExcelファイルをPDFに変換してExcelがない人に見てもらう方法

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[ この記事の内容は Excel2013 でも使えます ]
 
作成したExcelファイルを他の人に見てほしいけど、
その人がExcelをインストールしていない時がありますよね。
 
そんな時、ExcelファイルをPDFファイル形式に変換すると、
Excelがない人にも内容を見てもらうことができます!
 

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もくじ

 
この記事では以下についてまとめています。

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PDFファイルってなに?

PDFファイルは、画像編集ソフトPhotoshopでも有名なアドビ システムズ社が作成した電子文書の為のファイルフォーマットです。
 
こんなアイコンのファイルを見たことはありませんか?
pdficon_large.png
 
それがPDFファイルです。
 
 

PDFファイルは何が便利?

PDFには以下の特徴があります。
 
  • 同社から無料で配布されているAdobe Readerというソフトウェアをインストールすると、どのパソコンでも見られる。
  • PDFファイルは、内容の修正が簡単にできない。
    (セキュリティがかかっていなければ、専用ツールを使うと変更可能)
  • 世界的に有名なファイル形式。
電子的な紙に印刷して渡す、そんなイメージですね。
 
 
「他の人にExcelファイルを見て欲しいけど、Excelブックそのものを渡すと書式や数式がそのまま残っているので、ちょっと困る。。。内容も変更されたくない。。。」といった場合には最適です!
 
ちなみに、Adobe Readerはプレインストールのパソコンを購入した場合、最初からインストールされていることも多いですね。
 
 

変換の前に

ExcelからPDFファイルに変換ができるのは、Excel2007かExcel2010のどちらかです。
  • Excel2010の場合 ・・・ そのままでOK
  • Excel2007のSP2以上の場合 ・・・ そのままでOK
  • Excel2007のSP1以下の場合 ・・・ そのままでは無理です(以下参照)
 
Excel2007 SP1以下の場合は、アドインのインストールが必要ですが、インストールすれば同じように変換できます。
 
以下のExcelアドインをダウンロードしてインストールしてくださいね。
2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン
 ※Microsoftダウンロードセンター
 
 

Adobe Readerをインストールしておく

作成したPDFファイルがちゃんと見れるかどうか確認する為、先にAdobe Readerをインストールしておきましょう。
既にインストールされている場合は必要ないですよ。
 
アドビ システムズ社のAdobe Readerのサイト(http://get.adobe.com/jp/reader/)にアクセスする。
 
41-1.png
 
「今すぐダウンロード」をクリックする。
 
インストール用のファイルをダウンロードする。
 
41-2.png
 
ファイルを実行する。あとは、指示に従ってインストールしてくださいね。
41-3.png
 
 

ExcelをPDFファイルに変換してみる

ExcelファイルをPDFファイルに変換してみましょう。
 
まずは、Excelファイルを開いてくださいね。
 
41-9.png
 
[リボンメニュー-ファイル-名前を付けて保存」をクリックする。
 
41-4.png
 
ファイル名の下にある「ファイルの種類」(いまはExcelブックが選択されていますね)をクリックし、
 
41-5.png
 
「PDF(*.pdf)」をクリックする。
 
41-6.png
 
クリックすると、ファイル名の拡張子も自動的に「~.pdf」に変わりましたね。
 
 
オプションの「最適化」は「標準(オンライン発行および印刷)」のままで良いです。
「最小サイズ(オンライン発行)」にしておくと、PDFファイルのサイズが小さくなりますが、その代わりに印刷時に画像が荒くなる場合があります。通常は、「標準」で。
 
最後に「保存」ボタンをクリックして完了です。
 
41-7.png
 
ExcelファイルをPDFファイルとして保存できました!
 
41-8.png
 
 

変換されたPDFについて

ExcelのPDF変換機能ですが、いい感じに変換してくれます。
 
Excel内に「画像、図形オブジェクト、テキストボックス、グラフ」などがあっても、問題ありません。
 
41-11.png
 
 
 ↓ PDFに変換すると。
41-12.png
 
シートの印刷設定が縦や横でも大丈夫!
 
41-10.png
 
ちなみにですが、Excelで「文字」だったところは、PDFでも「文字」として扱われます。
画像として変換されているわけではありませんので、PDFファイル上で文字をコピーすることができます。
PDFファイルをもらった人も文字の部分は再利用(コピペ)できますので、使い道が広がりますね。
 
41-13.png
 
 

まとめ

PDFファイルは有名なフォーマットですので、いろんな人が見ることができます。
 
Excelファイルを他の人に見てもらう必要がある時には、一度お試しくださいね。
 
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だーしゅ
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Excel大好き。

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最近のコメント

  • だーしゅ { abcさん、コメントありがとうございます。 この記事で書いている「コピー」は、 ------------------------------------ 既に設定されている「セルやフォントの色」を Excelの「塗りつぶしの色」や「フォントの色」機能に設定する ------------------------------------ という意味で使っています。 なので、コピーした色をはりつけるときは、 リボン上にある「塗りつぶしの色」や「フォントの色」アイコンをクリックすれば良いですよ。 一度お試しくださいね。 } – 3月 26, 7:47 AM
  • abc { コピーした色を張り付ける方法がわからない。 } – 3月 26, 7:17 AM
  • だーしゅ { YUUKO26さん、コメントありがとうございます。 求めていた計算式があって良かったです。 >こちらの式でいう【田】の部分の項目が2つ存在する場合 ですが、COUNTIFS関数を使うと良いです。 COUNTIF関数に「S」が付いただけですが、 複数の項目を扱うことができます。 例えば、 =COUNTIFS(A4,"*田*", A4,"*子*")>0 とすると、「田」と「子」がある場合、TRUEになります。 これを使って、該当がなければ空欄、であれば、 = IF( COUNTIFS(A4,"*田*", A4,"*子*")>0, "○","" ) という感じですね。 式が分かりにくくなった時は、 一度、分解してみると良いですね。 } – 11月 14, 2:00 PM
  • YUUKO26 { 初めまして。まさに求めていた計算式でしたので、感動のあまりコメントさせていただきました! 本当にありがとうございます^^ ちなみに、こちらの式ですが、 こちらの式でいう【田】の部分の項目が2つ存在する場合、どのような式にすればよろしいでしょうか? 詳しく例を申し上げますと、ある列に田と子がある場合は○と示し、該当がなければ空欄としたい。。というかんじです。もしお教えいただけるようであればよろしくお願いします>< } – 11月 14, 8:57 AM
  • だーしゅ { 匿名さん、コメントありがとうございます。 解消されたようで良かったです。 } – 9月 12, 3:45 PM
  • { 長年の疑問が解消しました。ありがとうございます。 } – 9月 05, 5:00 AM