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Excel(エクセル)が楽で便利になる方法

ExcelファイルをPDFに変換してExcelがない人に見てもらう方法

[ この記事の内容は Excel2013 でも使えます ]
 
作成したExcelファイルを他の人に見てほしいけど、その人がExcelをインストールしていない時がありますよね。
 
そんな時、ExcelファイルをPDFファイル形式に変換すると、Excelがない人にも内容を見てもらうことができます!
 

PDFファイルってなに?

PDFファイルは、画像編集ソフトPhotoshopでも有名なアドビ システムズ社が作成した電子文書の為のファイルフォーマットです。
 
こんなアイコンのファイルを見たことはありませんか?
pdficon_large.png
 
それがPDFファイルです。
 

PDFファイルは何が便利?

PDFには以下の特徴があります。
 
  • 同社から無料で配布されているAdobe Readerというソフトウェアをインストールすると、どのパソコンでも見られる。
  • PDFファイルは、内容の修正が簡単にできない。
    (セキュリティがかかっていなければ、専用ツールを使うと変更可能)
  • 世界的に有名なファイル形式。
電子的な紙に印刷して渡す、そんなイメージですね。
 
 
「他の人にExcelファイルを見て欲しいけど、Excelブックそのものを渡すと書式や数式がそのまま残っているので、ちょっと困る。。。内容も変更されたくない。。。」といった場合には最適です!
 
ちなみに、Adobe Readerはプレインストールのパソコンを購入した場合、最初からインストールされていることも多いですね。
 

変換の前に

ExcelからPDFファイルに変換ができるのは、Excel2007以上が必要です。
  • Excel2010の場合 ・・・ そのままでOK
  • Excel2007のSP2以上の場合 ・・・ そのままでOK
  • Excel2007のSP1以下の場合 ・・・ そのままでは無理です(以下参照)

Adobe Readerをインストールしておく

作成したPDFファイルがちゃんと見れるかどうか確認する為、先にAdobe Readerをインストールしておきましょう。
 
既にインストールされている場合は必要ないですよ。
 
 
アドビ システムズ社のAdobe Readerのサイトにアクセスする。
 
 
今すぐダウンロード」をクリックする。
 
インストール用のファイルをダウンロードする。
 
 
ファイルを実行する。あとは、指示に従ってインストールしてくださいね。
 
 

ExcelをPDFファイルに変換してみる

ExcelファイルをPDFファイルに変換してみましょう。
 
まずは、Excelファイルを開いてくださいね。
 
 
リボンメニュー-ファイル-名前を付けて保存」をクリックする。
 
 
ファイル名の下にある「ファイルの種類」(いまはExcelブックが選択されていますね)をクリックし、
 
 
PDF(*.pdf)」をクリックする。
 
 
クリックすると、ファイル名の拡張子も自動的に「~.pdf」に変わりましたね。
 
 
オプションの「最適化」は「標準(オンライン発行および印刷)」のままで良いです。
 
最小サイズ(オンライン発行)」にしておくと、PDFファイルのサイズが小さくなりますが、その代わりに印刷時に画像が荒くなる場合があります。通常は、「標準」で。
 
最後に「保存」ボタンをクリックして完了です。
 
 
ExcelファイルをPDFファイルとして保存できました!
 
 

変換されたPDFについて

ExcelのPDF変換機能ですが、いい感じに変換してくれます。
 
Excel内に「画像、図形オブジェクト、テキストボックス、グラフ」などがあっても、問題ありません。
 
 
 ↓ PDFに変換すると。
 
シートの印刷設定が縦や横でも大丈夫!
 
 
ちなみにですが、Excelで「文字」だったところは、PDFでも「文字」として扱われます。
 
画像として変換されているわけではありませんので、PDFファイル上で文字をコピーすることができます。
PDFファイルをもらった人も文字の部分は再利用(コピペ)できますので、使い道が広がりますね。
 
 

まとめ

PDFファイルは有名なフォーマットですので、いろんな人が見ることができます。
 
Excelファイルを他の人に見てもらう必要がある時には、一度お試しくださいね。
 
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