Excel(エクセル)の操作が楽になる方法と便利な使い方を紹介しています。


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Excel(エクセル)が楽で便利になる方法

ExcelファイルをPDFに変換してExcelがない人に見てもらう方法

[ この記事の内容は Excel2013 でも使えます ]
 
作成したExcelファイルを他の人に見てほしいけど、その人がExcelをインストールしていない時がありますよね。
 
そんな時、ExcelファイルをPDFファイル形式に変換すると、Excelがない人にも内容を見てもらうことができます!
 

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もくじ

 
この記事では以下についてまとめています。

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PDFファイルってなに?

PDFファイルは、画像編集ソフトPhotoshopでも有名なアドビ システムズ社が作成した電子文書の為のファイルフォーマットです。
 
こんなアイコンのファイルを見たことはありませんか?
pdficon_large.png
 
それがPDFファイルです。
 
 

PDFファイルは何が便利?

PDFには以下の特徴があります。
 
  • 同社から無料で配布されているAdobe Readerというソフトウェアをインストールすると、どのパソコンでも見られる。
  • PDFファイルは、内容の修正が簡単にできない。
    (セキュリティがかかっていなければ、専用ツールを使うと変更可能)
  • 世界的に有名なファイル形式。
電子的な紙に印刷して渡す、そんなイメージですね。
 
 
「他の人にExcelファイルを見て欲しいけど、Excelブックそのものを渡すと書式や数式がそのまま残っているので、ちょっと困る。。。内容も変更されたくない。。。」といった場合には最適です!
 
ちなみに、Adobe Readerはプレインストールのパソコンを購入した場合、最初からインストールされていることも多いですね。
 
 

変換の前に

ExcelからPDFファイルに変換ができるのは、Excel2007かExcel2010のどちらかです。
  • Excel2010の場合 ・・・ そのままでOK
  • Excel2007のSP2以上の場合 ・・・ そのままでOK
  • Excel2007のSP1以下の場合 ・・・ そのままでは無理です(以下参照)
 
Excel2007 SP1以下の場合は、アドインのインストールが必要ですが、インストールすれば同じように変換できます。
 
以下のExcelアドインをダウンロードしてインストールしてくださいね。
2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン
 ※Microsoftダウンロードセンター
 
 

Adobe Readerをインストールしておく

作成したPDFファイルがちゃんと見れるかどうか確認する為、先にAdobe Readerをインストールしておきましょう。
 
既にインストールされている場合は必要ないですよ。
 
 
アドビ システムズ社のAdobe Readerのサイト(http://get.adobe.com/jp/reader/)にアクセスする。
 
 
「今すぐダウンロード」をクリックする。
 
インストール用のファイルをダウンロードする。
 
 
ファイルを実行する。あとは、指示に従ってインストールしてくださいね。
 
 
 

ExcelをPDFファイルに変換してみる

ExcelファイルをPDFファイルに変換してみましょう。
 
まずは、Excelファイルを開いてくださいね。
 
 
[リボンメニュー-ファイル-名前を付けて保存」をクリックする。
 
 
ファイル名の下にある「ファイルの種類」(いまはExcelブックが選択されていますね)をクリックし、
 
 
「PDF(*.pdf)」をクリックする。
 
 
クリックすると、ファイル名の拡張子も自動的に「~.pdf」に変わりましたね。
 
 
オプションの「最適化」は「標準(オンライン発行および印刷)」のままで良いです。
 
「最小サイズ(オンライン発行)」にしておくと、PDFファイルのサイズが小さくなりますが、その代わりに印刷時に画像が荒くなる場合があります。通常は、「標準」で。
 
最後に「保存」ボタンをクリックして完了です。
 
 
ExcelファイルをPDFファイルとして保存できました!
 
 
 

変換されたPDFについて

ExcelのPDF変換機能ですが、いい感じに変換してくれます。
 
Excel内に「画像、図形オブジェクト、テキストボックス、グラフ」などがあっても、問題ありません。
 
 
 
 ↓ PDFに変換すると。
 
シートの印刷設定が縦や横でも大丈夫!
 
 
ちなみにですが、Excelで「文字」だったところは、PDFでも「文字」として扱われます。
 
画像として変換されているわけではありませんので、PDFファイル上で文字をコピーすることができます。
PDFファイルをもらった人も文字の部分は再利用(コピペ)できますので、使い道が広がりますね。
 
 
 

まとめ

PDFファイルは有名なフォーマットですので、いろんな人が見ることができます。
 
Excelファイルを他の人に見てもらう必要がある時には、一度お試しくださいね。 

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だーしゅ
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  • KKK { 図のリンク貼り付けがうまくいかず(データを貼り付けできませんエラー)何度もやると時々成功するというおかしなトラブルに困っておりました。ところが偶然下記のやり方で解決いたしましたので参考までに書かせていただきます。 コピー→値(V)貼り付け→すると張り付けたセルの横に(貼り付けオプション(Ctrl)のマークが出ますので、個々の右下の▼マークをクリックして今度は図のリンク貼り付けマークをクリックするとできることを発見しました。困っている方はお試しください。 } – 10月 18, 1:02 AM
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  • だーしゅ { 言葉が良く無かったですね。 「O列がFOR文の最初の位置になる」のような意味でした。 実現するにはいろんな方法があると思います。ご参考まで。 } – 6月 29, 5:37 PM
  • kongaragatta { だーしゅさん、案をありがとうございます。 なるほど!月数を取得するやり方は考えていませんでした。やはり自分だとスキルに限界があるのでどうも柔軟に考えにくいですね。 ひとつ質問ですが、「O列を起点とし、年月を固定的に設定」の”固定的に設定”とはどのように設定するということでしょうか? } – 6月 29, 8:04 AM
  • だーしゅ { kongaragattaさん、コメントありがとうございます。 いろんな方法があると思いますが、思いついた案を書いておきますね。 ・DATEDIF関数で開始年月日と終了年月日の月数を取得 ・O列を起点とし、年月を固定的に設定 ・FOR文で「月数」の数分、セルを右方向に移動 →開始日と同じ年月の場合、●を表示 →IF文で一つ目と判断した場合、〇を表示 →3ヵ月単位はMOD関数で判定 いろいろお試しくださいね。 } – 6月 28, 4:59 PM